Montag, 5. Februar 2018

Change-Projekt ohne Wissensmanagement? Geht gar nicht!

Die meisten Unternehmen stehen aktuell vor der Herausforderung, das Unternehmen in einen Prozess der permanenten Wandlungsbereitschaft zu führen. Damit sollen neue Businessmodelle in Zukunft skalierbar und ertragreich wirken. Die Mitarbeiter- und Organisationskultur muss sich in hohem Tempo mitentwickeln.
Im ersten Schritt umgibt sich das Management mit kreativen, dynamischen Mitarbeitern. Dadurch kommen jede Menge gute Ideen ins Unternehmen. Der Duft des Tatandrangs motiviert das unmittelbare Umfeld. 




Die Stimmung im Innovationszirkel ist exzellent. Man ist sich einig, wohin die Reise gehen muss. Irgendwann stehen alle vor der Herausforderung, die neuen Ziele durch Umsetzung eines erfolgreichen Veränderungsprojektes auch erreichen zu müssen. Dabei kann es passieren, dass die Aktivisten in einen Strudel von Meetings geraten. Hinter jedem Meeting stehen „Todo´s“, die mit den Fachabteilungen abzustimmen sind. Das Innovationsteam hat alle Hände voll, aktuelle Entwicklungen untereinander auszutauschen. Obwohl es nicht wirklich eine Überraschung ist, stellt sich IT und Fachabteilungen in wenig quer, wenn es um die agile Entscheidung für agile Projekttools (Apps) geht.

Der Einsatz moderner Tools ist eine Grundbedingung, um Changeprojekte managen zu können.  Hier muss das Management sich durchsetzen und den unbedingten Willen zur Reformation zeigen.

Die Erkenntnis, dass modernes Wissensmanagement die zentrale Rolle in jedem erfolgreichen Transformationsprozess bildet, geht mit der Nutzung agiler Methoden einher. Das bedeutet, dass Wissensmanagement vom ersten Moment der Projektüberlegungen an genutzt werden muss – schon alleine, um das Innovationsteam synchron zu halten. Wer in dieser Situation auf die Idee kommt in der IT nachzufragen, welche WM-App man gerade im Angebot hat, wird die Antwort vermutlich nicht lieben. Man habe schließlich das teure SAP und Sharepoint, wozu brauche man dann ein zusätzliches WMS-Tool? Jetzt und hier sind entschlossene Manager gefragt. Wenn sich in diesem Moment von der althergebrachten IT und besitzstandswahrenden Fachabteilungen am Nasenring durch die Manage ziehen lässt, wird von der Performance und Durchschlagskraft des Change-Vorhabens enttäuscht sein.
Es muss gelingen, die vielen neuen Informationen (=Wissenseinträge und Wissensdiskussionen) strukturiert entstehen und skaliert teilbar zu machen. Vom Innovations-Team als Keimzelle verbreitet sich der Nutzerkreis stetig. Deshalb ist es die Pflicht jedes Innovators, neben guten Ideen von Anfang an auch die perfekte Methode und dass coolste Tool zu nutzen. Das Teilen von Wissen durch Emails gelingt nicht, denn wie sagt das Zitat?: „Email ist der Ort, wohin die Information zum Sterben geht“. Was wir brauchen, sind agile Methoden und Tools der Generation 4.x. Von Anfang an.




Donnerstag, 1. Februar 2018

KI-Suche im Wissensmanagement ist heutzutage normal, oder?

Früher war die Suche nach Wissenseinträgen davon abhängig, wie gut – z.B. in Sharepoint- die Metabegriffe zu den Einträgen abgelegt wurden. Umso besser man den Eintrag mit Suchbegriffen und Metatags indiziert, desto besser wird er gefunden. Oder überhaupt gefunden. Im nächsten Schritt haben die Suchsysteme die Datei-Inhalte nach den eingegebenen Suchbegriffen durchsucht. Dabei werden alle Begriffe gleich behandelt. Sehr viel weiter ist man heute nicht gekommen.



Der Begriff „Informelles Lernen“ beschreibt, dass wir Wissen – genau dann, wenn es benötigt wird – abgerufen wird, beispielsweise durch die Nutzung von YouTube Videos. In der Pädagogik spricht die Fachwelt von der 70-20-10 Methode, wenn es darum geht, wie der Wissenserwerb entsteht- 70 Prozent durch Prägung, Umfeld und eigene Erfahrung. 20 Prozent durch Imitation und Kommunikation und 10 Prozent durch strukturiertes Lernen. Heute aber wollen wir das Erfahrungswissen anderer spontan nutzen können. Die 70-20-10 werden (digital mutiert) im ersten Schritt zu 70:30 Ich spreche deshalb von „Allgegenwärtigem Wissen“. Ein wichtiger Aspekt dazu ist die Suche. Wenn ich etwas suche, will ich so schnell wie möglich das beste Ergebnis. Was ist das beste Ergebnis?
• Es entspricht inhaltlich zu 100% meiner Erwartung
• Das mediale Angebot passt genau zu meine Art zu lernen
• Was ich bereits weiß, wird nicht an erster Stelle angezeigt
• Mein Arbeitsprofil wird voll berücksichtigt
• Mein Suchgewohnheiten brauche ich nie zu verändern
Wie ist das möglich geworden? Wir kennen vom das von Shopping-Portalen, wo wir manchmal erschrecken, wie genau ein System weiß, was ich als Nächstes suchen könnte. Nur, dass wir im modernen Wissensmanagement bereits weiter sind, beziehungsweise mehr Möglichkeiten nutzen können:
• Rechte und Rollen können aus dem Unternehmensnetz (Active directory)
• Meine Rolle in Projektegruppen und Wissensräumen
• Meine Lernerfolge (aus eLearning, Training & Co.)
• Meine Suchen aus der Vergangenheit
• Die Erkennung von Zusammenhängen und Prioritäten in Texten und Dateien
• Das intelligente Scannen aller Dateiarten
• Meine bevorzugte Art zum Wissenserwerb
Dieser Auszug zeigt, wie die KI uns dabei hilft, das perfekte Ergebnis zu finden. Wenn ich zum Beispiel am liebsten ein eLearning zu Wissenserwerb nutze, bekomme ich dieser Möglichkeit an oberer Stelle angezeigt. Ich kann das eLearning direkt absolvieren und mir damit eine neue Talentfacette erzeugen, die in meiner nächsten Suche Berücksichtigung findet. Spätestens hier ahnen wir ahnen wieder, wohin die Reise geht: Zur Integration von Wissen und Lernen.

Montag, 29. Januar 2018

Dokumentenmanagement als Teil des Wissensmanagements?

Modernes Wissensmanagement bedeutet heutzutage weit mehr als das reine Verwalten von Informationen. Neben der Anforderung der integrierten Chat-/ Forum-/ Aufgabenfunktion (siehe auch: https://www.xing.com/communities/posts/was-bedeutet-wissenskommunikation-1014444590 ) erwarten wir einen komfortablen Umgang mit Dokumenten.


Gerade im Mittelstand sind die Dokumente in unterschiedlichen Systemen verstreut. Vom Klassiker „Dateiverzeichnis“ über das wenig komfortable Sharepoint bis hin zu lokalen Ablageorten und dezentralen Systemen.

Ein Wissenseintrag kann aus allen möglichen Medien bestehen. Podcast, Video, 3D-Dokumentation, Webinaraufzeichnung, Bildern oder natürlich aus einem Dokument. Dem Dokument kommt nach wie vor eine besondere Bedeutung zu. Schließlich will man mit der Einführung eines modernen WM auch das Chaos der Datei-Versionsverwaltung in den Griff bekommen. Deshalb bietet sich ein integriertes Komfort-Dokumentenmanagement an. Wie funktioniert das? Dazu möchte ich ein Szenario beschreiben:
Angenommen, wir wären ein Maschinen- und Anlagenbauer. Für unsere Produkte und Anlagenteile gibt es Datenblätter. Es kommt häufiger vor, dass generelle Änderungen – beispielsweise bei Softwareupdates-  in allen damit zusammenhängenden Dokumenten global geändert werden müssen. In jedem Flyer, jeder Produktbeschreibung, jeder Dokumentation etc. Gleichzeitig erwarten wir eine saubere Versionsverwaltung und einen sicheren Freigabe-Prozess.

In der Praxis hat sich dafür das Quelldokument-Verfahren bewährt. Entsprechend der Rechte und Rollen liegt die Verantwortung für das Master(Quell-)dokument beispielsweise beim Produktmanagement. Hier wird die abgesicherte Information im Dokument sichergestellt. Aber nicht jede Abteilung braucht das – unter Umständen mehrere hundert Seiten starke Masterdokument, sondern nur den Teil, der für die eigene Arbeit von Belang ist. Dieser relevante Abschnitt wird aus dem Quelldokument in den entsprechenden Bereich kopiert (zum Beispiel Montageabteilung). Das kann in beliebig vielen Fällen viele Male erfolgen. Kommt nun eine zentrale Änderung, beispielsweise eine neue gesetzliche Vorgabe, dann wird diese Passage im Master(Quell-)dokument geändert nach Prüfung (Vieraugenprinzip) auf alle Unterdokumente vererbt. Die vorherigen Versionen bleiben erhalten.

Vor wenigen Tagen rief mich ein Produzent von Gesundheitsgeräten zu sich, um für die Zukunft einen Fehler auszuschließen, der sich just im Unternehmen ereignet hatte: Aufgrund verteilt gelagerter Informationen und nicht vorhandenem Wissensmanagement fiel eine Entscheidung, die zum Ausverkauf eines seltenen Ersatzteiles führte. Dieser Fehler geschah nur, weil die Information über das neue Lagerungsverfahren nicht allen Beteiligten zur Verfügung stand.
Dabei wird in vielen Fällen nicht zwingend die amtliche Revisionssicherheit gefordert. Aber eben eine saubere Dokumentenverwaltung, die auf jeden Fall sehr viel komfortabler ist, als die historisch gewachsenen Ablageorte. Einer der wenigen Literaturbeiträge ist eine Studienarbeit von Kerstin Albrecht aus dem Jahr 2001 an der International School of Management. Mit dem Einsatz digitaler Methoden und Schnittstellen haben sich die Möglichkeiten seitdem grundlegend verändert. Wissensmanagement wird damit zu einer strategischen Anwendung im Unternehmen.

Donnerstag, 25. Januar 2018

Was bedeutet Wissenskommunikation?


Wissen entsteht durch eigene oder geteilte Erfahrung. Erfahrungen müssen „gemacht“ werden. Modernes Wissensmanagement fördert die Entstehung und die Verteilung von Erfahrungswissen. Es braucht mehr, als das Ablegen und Wiederauffinden bestimmter Informationen. Der Aufbau von Wissen erfolgt durch Teamwork. Eine Organisation braucht zielorientiertes Wissen. Wenn wir also Wissen aufbauen wollen, soll dieser Vorgang teamorientiert, selbstbestimmt, impulsgesteuert und bewertbar sein.


Das moderne Wissensmanagement kennt zwei Organisationsmuster: Erstens die Abbildung der Rollen gemäß vorhandener Strukturen, zum Beispiel Adaption des Active Directory mit Single Sign On. Zweitens die Möglichkeit, interdisziplinäre Projektgruppen und Wissensräume anzulegen. Das Rechte- und Rollenmanagement ist also wichtig. Systemseitig würde man einfach das vorhandene AD übernehmen.

Für den Informationsaustausch im Unternehmen stehen unterschiedliche Möglichkeiten bereit. Das ist gleichzeitig die Crux. Email, Slack, Foren und Co. haben sich im Unternehmen historisch zu einer leichten Unübersichtlichkeit entwickelt. Ich zitiere aus meinem Arbeitskreis im Demographie Netzwerk: „Die Email ist der Ort, wohin die Information zum Sterben geht“. Wir ahnen es bereits. Es braucht einen neuen Weg. Modernes Wissensmanagement sollte Collaboration Tools (Exchange, Outlook, Lotus Notes) mit Kommunikation 4.0 verknüpft nutzen. Kommunikation 4.0 funktioniert ähnlich und so einfach wie WhatsApp-Gruppen.  Aus diesen drei Erkenntnissen lässt sich nun ein Beispiel-Szenario für gefördertes Erarbeiten von neuem Wissen mit modernem Wissensmanagement bilden:

"Im Unternehmen herrscht Unklarheit darüber, an welcher Stelle neue Kundeneinträge im CRM einheitlich dokumentiert werden sollen. Der Vertriebsleiter erstellt im WM eine Aufgabe mit Termin an seinen Innendienstleister, um die Lösung zu definieren. Der Innendienstler wiederum holt sich drei Vertriebler ins Boot (ähnlich Whatsapp Gruppe). Gemeinsame erarbeitet man eine einheitliche Lösung für das Problem. Die Lösung wird durch den CRM-Administrator auf Machbarkeit geprüft (Fachredakteur) und dann als Ergebnis zurück an den Vertriebsleiter gemeldet. Er prüft letztlich noch Compliance und Kosten. Anschließend gibt er die im Team erarbeitete Lösung im Wissensmanagement als gesichertes Wissen frei. Die Aufgabe ist erfüllt. Die Gruppe löst sich auf." Ein Vorgangseintrag, wo gerade Wissen entsteht, nennt sich Wissensdiskussion oder Wissenselement. Alles andere ist ein Wissenseintrag.




Mittwoch, 24. Januar 2018

Faszination Wissensmanagement - Einladung zur Webinar-Serie, Folge 1: Grundlagen modernes Wissensmanagement

Faszination Wissensmanagement
Folge 1: Grundlagen modernes Wissensmanagement
Termin: 15. Februar 2018, 15:30 Uhr


In diesem Webinar wollen wir in etwa 20-30 Minuten die Grundlagen von modernem Wissensmanagement beleuchten und besprechen.

Bereits 2015 gab es mit der reformierten ISO 9001:2015 eine kleine Hype um das Thema. Weil damals aber weder digitale Technologien oder Prozesse zur Verfügung standen, verebbte das Thema nach einiger Zeit wieder. So änderten sich auch die Grundlagen zum Wissensmanagement. In diesem Webinar wollen wir folgende Fragen klären:


  • Welche Bedeutung hat Wissensmanagement für die Digitalisierung im Unternehmen?
  • Welchen Rollen werden für die Umsetzung von WM benötigt?
  • In welchen Phasen wird WM entwickelt?
  • Wo liegen die Daten heute?
  • Was bedeutet Wissenskommunikation?

Natürlich wird es uns als Moderatorenteam nicht gelingen, diese Fragen in absoluter Tiefe zu lösen. Vielmehr ist es unser Ziel, ein Gefühl für Wissensmanagement zu entwickeln, um die späteren Folgen dieser Webinar-Serie "Faszination Wissensmanagement" mitgestalten zu können. Alle Folgen werden aufgezeichnet und stehen auch später noch als "Konserve" zur Verfügung.

Die Anmeldung ist kostenlos. Sie erhalten dann eine separate Einladung mit Zugangs-Link


Montag, 22. Januar 2018

Quo vadis Wissensmanagement?



Wissensbildung muss zielgerichtet motiviert werden.
Mit der Digitalisierung ändert sich die Bedeutung von Wissensmanagement. Es eröffnet sich nun die Chance, Demographie und Fachkräftemangel mit praktischen Prozessen zu begegnen. Welche neuen Möglichkeiten gibt es mit Wissensmanagement 4.0?  Welches Potential bietet die Verzahnung mit Lernwelten und Kompetenzmanagement? Wo und wie wird das neue Potential positioniert?



Welche Anforderungen Wissensmanagement heute erfüllen muss
Auf der Leitmesse Zukunft Personal 2017 durfte ich der ersten Preis des HR Innovation Award entgegennehmen. Meine Lösung, ein digitales Wissensmanagement mit Lernmanagement und Kompetenzmanagement in einer Einheit zu verbinden, erfüllt nicht nur das Kriterium einer disruptiven Anwendung, sondern wird nach Ansicht der Experten die Basis einer moderner Organisation sein. Wenn Wissen und Lernen die neuen Kernkompetenzen moderner Unternehmen sind, müssen Methode und System in Einklang stehen.

Agile IT-Lösungen und Fehlerkultur
Ein wichtiges Merkmal in der digitalen Zeit ist, dass man Softwarebausteine modular austauschen können muss. Diese Anforderung taucht immer dann auf, wenn man bei dem Wunsch, eine moderne Softwarekomponente einzuführen, auf monolithische Legacy Systeme – wir beispielsweise SAP – stößt. Und weil diese Systeme sehr teuer waren und noch nicht abgeschrieben sind, stehen diese Lösungen für einen Austausch nicht zur Debatte. Dabei geht es nur um kleine Teile, die als Wurmfortsatz an HCM angedockt wurden. Aber die waren eben auch teuer..

Wissensbewusstein und Kommunkation
Die neuen Möglichkeiten im Wissensmanagement zeichnen sich durch gesteuerte Wissenskommunikation aus. Denn nur das statische Verwalten von Wissen wäre zu einfach. Das Entstehen von Wissen muss gefördert und gesteuert werden. Dies geschieht heute nicht mehr in der einsamen Stube, sondern im Netzwerk durch Wissensdiskussionen, die zu Wissenseinträgen werden. Dabei sind die Rollen aller Beteiligten insgesamt – aber auch projektweise- abzubilden und die Diskussionen zielgerichtet zu forcieren. Beispielsweise, indem eine Führungskraft die Aufgabe an eine Person/ Gruppe vergibt, einen Wissensseintrag zu erarbeiten. Die Kommunikation in modernen Wissensmanagement Systemen erfolgt über 1:1, 1:n oder peer to peer Chats, ganz ähnlich wie in Whatsapp. Denn eine der sichersten Methoden, eine Information zur Sterben zu schicken, ist es, diese als Email zu versenden, statt sie zu teilen. Dies führt im Idealfall dazu, dass das integrierte Chatsystem eine zentrale Rolle im Unternehmen einnimmt, weil alle Beteiligten in einer lernenden Organisation Wissensarbeiter sind. Das bedeutet, dass die meisten Kommunikationsinhalte sich auf den Aufbau und Austausch von Wissen beziehen. Deshalb wird das Wissensmanagement zu einer zentralen Anwendung werden.

Donnerstag, 11. Januar 2018

Neue Jobprofile: Der Digital Knowledge Manager

2018 werden viele Unternehmen einen neuen Mitarbeiter auf Seniorlevel brauchen: Den Digital Knowledge Manager. Die neue Stelle wird nötig, weil Wissen und Lernen die Lebensader moderner Organisationen sind. Die allgegenwärtige und schnelle Vermittlung von Wissen ist in Zeiten von sinkendem Fachkräfteangebot und Fluktuation von essentieller Bedeutung.

Intelligentes Wissensmanagement schafft Effizienzsteigerung in der Zusammenarbeit mit Kunden, Partnern und Mitarbeitern. Da Wissen dessen Erwerb voraussetzt, soll Wissensmanagement mit Lernmanagement verknüpft sein.

Das Profil
Ein Digital Knowledge Manager verwaltet und steuert das digitale Wissen eines Unternehmens. Er stellt sicher, dass alle Informationen über das Unternehmen, die Mitarbeiter, sowie interne und externe Produkte korrekt und konsistent auf allen Endgeräten angezeigt zur Verfügung stehen. Das ist kein einmaliges Projekt, sondern ein Vollzeitjob auf Senior-Ebene. Der Kandidat muss ein Allrounder sein, der sich in seiner Karriere idealerweise mit HR, Marketing, und digitaler Technologie auseinandergesetzt hat.

Vernetzte Begabung
Ein Digital Knowledge Manager koordiniert im Wissensmanagement alle internen Abteilungen, die digitale Informationen über das Unternehmen verantworten. Er muss also in der Lage sein, mit dem Produktmanagement, Personal, Marketing, IT und Filialbetrieb zu sprechen und Verständnis für die verschiedenen Aufgaben und Sichtweisen haben. Er verbringt einen Großteil seiner Zeit damit, den verschiedenen Gruppen Aufgaben zuzuweisen, um das Digital Knowledge Management zu fördern. Ein Digital Knowledge Manager arbeitet daran, eine zentrale Plattform zu etablieren, die als einziger Wissenssender fungiert und alle anderen Systeme speist. Dafür bringt er Vertreter aus verschiedenen Unternehmensabteilungen zusammen, um den Prozess, Methoden und technische Lösungen zu definieren.

Positionierung
Wer den Erfolg der Mission sicherstellen will, muss den Digital Knowledge Manager als Querschnittsbereich verantwortlich installieren. Denn das produktive Zusammenwirken von HR, IT, Marketing du Fachbereichen signalisiert den breitgefächerten, gemeinschaftlichen Konsens im Unternehmen.

Digitaler Vorreiter
Ein Digital Knowledge Manager erkennt neue Trends, Technologien und Methoden, die sich für die eigene Kommunikation nutzen lassen. Besonders die aufstrebenden Bereiche Künstliche Intelligenz, Machine Learning, Voice Search und digitale Assistenten gehören zu seinen Forschungsfeldern. Der Digital Knowledge Manager wächst mit den neuen Technologien, passt Strategien dahingehend an und hat Mut zur Innovation.

"Lernen und Wissen bilden den ewigen Lebensfluss einer Organisation. Das Paradoxon: Umso mehr Menschen davon leben, desto artenreicher und gesünder wird er".


Wissen ist der Lebensfluss des Unternehmens
Das Wissensmanagement ist zum zentralen Motor moderner Unternehmen geworden. Gründe dafür gibt es genug: Demographischer Wandel, Fachkräftemangel, Fluktuation, Agilität, Lernfähigkeit. Dabei geht es um weit mehr, als eine Lexikonsuche. Wissenseinträge entstehen in der Mehrheit durch zielgerichtete Wissensdiskussionen, die zu einem Wissensweintrag führen. Die Wissenskommunikation wird also zum Schlüsselfaktor. Das Ziel ist organisatorisches Wissen und die Schaffung einer lernenden Organisation.

Die Einführung eines Wissensmanagements ist nicht allzu schwer. Dafür gibt es erprobte Prozesse und sogar Hinweise in der ISO 9001.  Wer schlau ist, verknüpft das Wissensmanagement gleich mit dem Lernmanagement! Warum? Wenn beispielsweise eine Wissenssuche unter anderem ein Suchergebnis „eLearning“ anzeigt, kann ich dieses absolvieren, was wiederum in der KI und im Talentmanager vermerkt wird. Die Nutzung von Wissensmanagement ist ein wesentlicher Baustein auf dem Weg zur Digitalisierung. Denn im Hintergrund bietet sich nun die Gelegenheit, Vorgänge und Anlagen digital zu dokumentieren. Außerdem liefert Wissensmanagement gleich eine versionierte Eintragsverwaltung mit Freigabeprozess. Gute Systeme nutzen künstliche Intelligenz, um die Nutzung so einfach wie Google oder Whatsapp zu gestalten.

„Der sichere Tod einer Information ist es, diese per Email zu versenden“, lautet ein vielzitierter Spruch bei Wissensmanagern. Die provokante Frage: „Vielleicht werden Mitarbeiter in Zukunft auch danach bewertet, wie viele Beiträge sie ins Wissensmanagemement geliefert haben und wie diese bewertet wurden?“ nimmt Bezug auf die Rolle von Führungskräften. Müssen immer die besten Fachkräfte auch die besten Führungskräfte sein? Die modernen, globalen Shootingstars zeigen, wie es geht.

Ihre nächsten Schritte

Wie gesagt: Die Einführung von Wissensmanagement ist nicht schwierig. Nehmen Sie sich Zeit für einen vierstündigen Workshop mit uns. Dabei gehen wir auf Ihre individuelle Situation ein. Damit erreichen Sie das erste Ziel, nämlich Klarheit über die Chancen und Herausforderungen für die Einführung von Wissensmanagement bewerten zu können.

Mittwoch, 20. Dezember 2017

Digital ist längst normal

Auszug aus dem Personalmagazin 12/2017



Wer Interesse an einer wissensmanagement-basierten Strategie hat, darf mich  - als Consultant- gerne ansprechen. gpiwinger@gmail.com.